Incidencias

Errores frecuentes

Cada error se documenta como ficha independiente con descripción, motivo, resultado esperado y acción recomendada.

Índice de errores

Errores frecuentes ordenados por gravedad documentada.
Error	Gravedad	Resultado esperado
Apostilla emitida sobre la traducción	critica	Documentación NO VÁLIDA a efectos de legalización. La traducción es un elemento accesorio: la apostilla debe recaer sobre el documento original.
Cadena de legalización interrumpida	critica	Documentación NO VÁLIDA hasta completar los eslabones ausentes.
Autoridad emisora no competente	critica	Documentación NO VÁLIDA o ESCALAR si la competencia es dudosa.
Sello o firma ilegible	alta	ESCALAR para verificación adicional; si no se puede identificar, NO VÁLIDO.
Falta el reverso del documento	alta	Revisión incompleta: no se puede emitir resultado favorable.
Falta el adjunto de la apostilla electrónica	alta	ESCALAR o requerir el PDF original con su adjunto.
Certificación 'True Copy' insuficiente (Reino Unido)	critica	Documentación NO VÁLIDA conforme al criterio interno vigente.
Falta el Certificado de Legalización de Estudios (Guinea Ecuatorial)	critica	Documentación NO VÁLIDA.
Falta la certificación de copia apostillada (República Dominicana)	critica	Documentación NO VÁLIDA.

Gravedad: criticaColombiaChinaUcrania

Descripción: La apostilla se ha estampado sobre la traducción del documento y no sobre el documento público original emitido por la autoridad educativa.
Por qué es un problema: La apostilla certifica la autenticidad de la firma y el cargo de la autoridad que emite el documento público. Si recae sobre una traducción, no acredita el origen del documento académico.
Resultado esperado: Documentación NO VÁLIDA a efectos de legalización. La traducción es un elemento accesorio: la apostilla debe recaer sobre el documento original.
Acción recomendada: Solicitar al interesado la apostilla del documento académico original. Conservar la traducción como documento complementario.

Gravedad: criticaCubaGuinea EcuatorialVenezuelaChina

Descripción: Falta uno de los eslabones intermedios de la legalización consular (autoridad educativa, ministerio competente o representación consular española).
Por qué es un problema: La legalización consular es una cadena: cada autoridad valida la firma de la anterior. Un salto rompe la trazabilidad y no permite verificar el documento.
Resultado esperado: Documentación NO VÁLIDA hasta completar los eslabones ausentes.
Acción recomendada: Identificar el eslabón que falta, indicarlo expresamente al interesado y detallar la ruta correcta según la ficha del país.

Gravedad: criticaReino UnidoChinaCuba

Descripción: El documento ha sido apostillado o legalizado por un organismo que no es autoridad competente para ese tipo documental o territorio.
Por qué es un problema: Solo las autoridades designadas ante la HCCH (apostilla) o los ministerios y consulados habilitados (vía consular) producen efectos legales.
Resultado esperado: Documentación NO VÁLIDA o ESCALAR si la competencia es dudosa.
Acción recomendada: Comprobar la autoridad designada en la tabla de la HCCH o en las fuentes oficiales del país. Si persiste la duda, escalar a Archivo.

Gravedad: altaCubaVenezuelaUcraniaColombia

Descripción: El sello ministerial o la firma de la autoridad no permiten identificar el organismo, el cargo o la fecha.
Por qué es un problema: Sin identificación del organismo firmante no es posible verificar la validez de la legalización ni contrastarla con registros oficiales.
Resultado esperado: ESCALAR para verificación adicional; si no se puede identificar, NO VÁLIDO.
Acción recomendada: Solicitar copia de mejor calidad o el original. Si la ilegibilidad persiste, requerir nueva legalización.

Gravedad: altaVenezuelaColombiaCuba

Descripción: Se aporta únicamente la cara anterior del documento, cuando los sellos, firmas o la propia apostilla figuran en el reverso.
Por qué es un problema: La apostilla y las diligencias de legalización se estampan frecuentemente en el dorso. Sin el reverso la revisión es incompleta.
Resultado esperado: Revisión incompleta: no se puede emitir resultado favorable.
Acción recomendada: Requerir la digitalización de todas las caras del documento, incluidas páginas en blanco con sellos.

Gravedad: altaColombiaVenezuela

Descripción: Se aporta una impresión de la apostilla electrónica sin el PDF original ni el fichero adjunto o el código de verificación.
Por qué es un problema: La validez de una apostilla electrónica reside en su verificación en línea. Una impresión sin adjunto ni código no es verificable.
Resultado esperado: ESCALAR o requerir el PDF original con su adjunto.
Acción recomendada: Solicitar el PDF firmado electrónicamente, abrir el panel de adjuntos y verificar el código en el portal oficial.

Gravedad: criticaReino Unido

Descripción: La copia aporta únicamente una diligencia genérica de 'Certified True Copy' sin identificación de Notary Public o Solicitor ni verificación ante la universidad emisora.
Por qué es un problema: Desde septiembre de 2023 el criterio interno exige que la certificación acredite la comprobación del título ante la universidad y esté firmada por Notary o Solicitor habilitado.
Resultado esperado: Documentación NO VÁLIDA conforme al criterio interno vigente.
Acción recomendada: Requerir nueva certificación de Notary Public o Solicitor con mención expresa de la verificación universitaria y posterior apostilla del FCDO.

Gravedad: criticaGuinea Ecuatorial

Descripción: La documentación no incluye el Certificado de Legalización de Estudios exigido por el criterio interno.
Por qué es un problema: Es el documento que acredita ante la Universidad la validez de los estudios legalizados en origen. No admite sustitución por otras diligencias.
Resultado esperado: Documentación NO VÁLIDA.
Acción recomendada: Requerir el certificado al interesado indicando expresamente su carácter obligatorio.

Gravedad: criticaRepública Dominicana

Descripción: Se presenta copia del título dominicano sin la certificación de copia apostillada obligatoria.
Por qué es un problema: Sin la certificación de copia, la apostilla no cubre el documento presentado y no puede acreditarse su correspondencia con el original.
Resultado esperado: Documentación NO VÁLIDA.
Acción recomendada: Requerir la certificación de copia y su apostilla antes de continuar la tramitación.